Quy trình nghiệm thu dự án công nghệ thông tin (mua sắm, lắp đặt thiết bị và phần mềm thương mại)
Dự án của bạn được xếp vào loại dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước. Quy trình nghiệm thu sẽ bao gồm hai giai đoạn chính: Nghiệm thu kỹ thuật (Vận hành thử) và Nghiệm thu sản phẩm/hạng mục công việc và bàn giao.
I. Giai đoạn Nghiệm thu kỹ thuật (Vận hành thử)
Đây là giai đoạn kiểm tra, thử nghiệm để xác định sản phẩm hoặc hạng mục công việc đã đáp ứng các yêu cầu về tính năng, hiệu suất, an toàn và các yêu cầu kỹ thuật khác của thiết kế chi tiết đã được phê duyệt hay chưa. Đối với dự án của bạn (mua sắm và lắp đặt thiết bị, phần mềm thương mại), việc nghiệm thu kỹ thuật sẽ tuân thủ Phụ lục 2a của Thông tư 16/2024/TT-BTTTT về Vận hành thử hệ thống hạ tầng kỹ thuật, thiết bị, phần mềm thương mại.
Các bước chi tiết trong giai đoạn vận hành thử: (Xem thêm Phụ lục TT-16)
- Lập kế hoạch vận hành thử:
- Xác định rõ các nội dung, yêu cầu, thời gian, vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan.
- Phải được Chủ đầu tư chấp thuận.
- Xây dựng kịch bản vận hành thử:
- Dựa trên các tài liệu đầu vào để xác định phạm vi, tình huống, kịch bản vận hành thử.
- Kịch bản phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về chức năng, tính năng kỹ thuật của thiết bị được thiết kế chi tiết đã phê duyệt.
- Phải được Chủ đầu tư chấp thuận.
- Thiết lập môi trường vận hành thử:
- Chuẩn bị môi trường vận hành thử và các yêu cầu của Nhà thầu triển khai cần Chủ đầu tư chuẩn bị.
- Kiểm tra nguồn điện và các điều kiện kỹ thuật liên quan, biện pháp đảm bảo an toàn vận hành, phòng chống cháy, nổ.
- Thực hiện vận hành thử:
- Thực hiện toàn bộ các nội dung, kịch bản đã được duyệt.
- Ghi nhận kết quả thực tế, ghi nhận các sự cố, lỗi phát sinh.
- So sánh kết quả thực tế và kết quả mong đợi.
- Đối với hạ tầng kỹ thuật, thiết bị, phần mềm thương mại: Phải được kiểm tra để xác định tính năng kỹ thuật, thiết bị và phần mềm đã kết nối với các thành phần của hệ thống công nghệ thông tin theo thiết kế chi tiết, và kịch bản vận hành thử đã được Chủ đầu tư chấp thuận.
- Trong quá trình vận hành thử, nếu thiết bị, phần mềm thương mại, phần mềm phổ biến bị hỏng hóc, lỗi hoặc có vấn đề gây ra thiệt hại, các bên liên quan phải điều chỉnh kế hoạch vận hành thử hoặc ngừng vận hành thử.
- Lập báo cáo kết quả vận hành thử:
- Tổng hợp các tài liệu, hồ sơ hoàn thành.
- Đề xuất các kiến nghị của Chủ đầu tư (nếu có).
II. Giai đoạn Nghiệm thu sản phẩm/hạng mục công việc và Bàn giao
Đây là giai đoạn xác nhận chính thức sản phẩm/hạng mục đã hoàn thành đáp ứng đầy đủ yêu cầu.
- Tiêu chí nghiệm thu:
- Sản phẩm hoặc hạng mục công việc phải được hoàn thành đầy đủ về khối lượng, chất lượng, tiến độ và thiết kế chi tiết đã được phê duyệt.
- Phải đáp ứng yêu cầu chất lượng theo quy định tại Điều 34 của Nghị định 73/2019/NĐ-CP và Điều 9 của Thông tư 16/2024/TT-BTTTT.
- Thỏa thuận nghiệm thu:
- Chủ đầu tư và các đơn vị liên quan thỏa thuận về nội dung, thời điểm, địa điểm nghiệm thu, bàn giao sản phẩm, hạng mục công việc của dự án.
- Trách nhiệm của Chủ đầu tư:
- Chủ đầu tư có trách nhiệm lập danh mục hồ sơ hoàn thành phục vụ lưu trữ và lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu của dự án theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
- Chủ đầu tư phải gửi cho đơn vị có thẩm quyền báo cáo hoàn thành sản phẩm hoặc hạng mục công việc và danh mục hồ sơ hoàn thành để theo dõi.
- Bàn giao sản phẩm:
- Sản phẩm hoặc hạng mục công việc chỉ được đưa vào khai thác, sử dụng sau khi đã nghiệm thu đạt yêu cầu chất lượng.
III. Các đơn vị cần tham gia nghiệm thu
- Chủ đầu tư: Là cơ quan, tổ chức được giao trực tiếp quản lý dự án. Có trách nhiệm tổ chức nghiệm thu, lập hồ sơ hoàn thành.
- Nhà thầu triển khai: Đơn vị thực hiện các công việc xây lắp, lắp đặt, phát triển, nâng cấp, mở rộng hệ thống. Có trách nhiệm nghiệm thu kỹ thuật, bàn giao sản phẩm.
- Đơn vị giám sát công tác triển khai: Thường xuyên giám sát quá trình triển khai, nghiệm thu.
- Đơn vị được giao quản lý, sử dụng: Đơn vị sẽ trực tiếp vận hành và sử dụng hệ thống sau khi bàn giao.
- Đơn vị tư vấn thiết kế chi tiết (nếu có): Đảm bảo thiết kế được thực hiện đúng.
- Các bên liên quan khác: Tùy thuộc vào tính chất dự án, có thể có đại diện của cơ quan chức năng, chuyên gia kỹ thuật.
IV. Các loại văn bản, giấy tờ cần thiết khi nghiệm thu
Thông tư 16/2024/TT-BTTTT cung cấp các mẫu biểu cụ thể cần sử dụng: (Danh sách biểu mẫu)
- Nhật ký công tác triển khai (Mẫu số 1, Mẫu số 1.1): Ghi chép diễn biến, tình hình thực hiện công việc.
- Nhật ký giám sát công tác triển khai (Mẫu số 2, Mẫu số 2.1): Ghi chép hoạt động giám sát.
- Báo cáo kết quả giám sát công tác triển khai (Mẫu số 2.2).
- Biên bản hiện trường (Mẫu số 3): Ghi nhận tình hình thực tế tại địa điểm triển khai.
- Biên bản kiểm tra (Mẫu số 4): Kiểm tra điều kiện triển khai, năng lực nhà thầu, vật tư, thiết bị.
- Biên bản nghiệm thu kỹ thuật (Mẫu số 5): Ghi nhận kết quả vận hành thử thiết bị và phần mềm thương mại. Đây là văn bản quan trọng cho dự án của bạn.
- Biên bản nghiệm thu, bàn giao sản phẩm hoặc hạng mục công việc của dự án (Mẫu số 6): Văn bản cuối cùng xác nhận việc nghiệm thu và bàn giao sản phẩm/hạng mục đã hoàn thành.
- Báo cáo kết quả vận hành thử (từ Nhà thầu triển khai).
- Kế hoạch và kịch bản vận hành thử.
- Hồ sơ hoàn thành sản phẩm/hạng mục công việc (theo Điều 36 Nghị định 73/2019/NĐ-CP): Bao gồm các tài liệu trong quá trình xây dựng, phát triển, nâng cấp, mở rộng phần mềm nội bộ (nếu có), tài liệu hướng dẫn sử dụng, quản trị, vận hành, bảo trì, tài liệu kỹ thuật, mã nguồn (nếu có), v.v..
V. Những điều đáng lưu tâm khác
- Tính đầy đủ và trung thực của hồ sơ: Đảm bảo tất cả các văn bản, báo cáo được lập đầy đủ, trung thực, phản ánh đúng thực tế quá trình triển khai và kết quả nghiệm thu.
- Phối hợp chặt chẽ: Chủ đầu tư cần phối hợp chặt chẽ với nhà thầu và đơn vị giám sát để giải quyết kịp thời các vướng mắc phát sinh trong quá trình nghiệm thu.
- Xử lý các lỗi, sự cố: Phải có quy trình xử lý và khắc phục các sai sót, lỗi phát sinh được ghi nhận trong quá trình vận hành thử.
- Tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật: Các thiết bị và phần mềm thương mại phải được nghiệm thu dựa trên các tiêu chuẩn kỹ thuật, quy chuẩn kỹ thuật áp dụng.
- Chi phí dự án: Các chi phí liên quan đến việc nghiệm thu và các giai đoạn khác của dự án phải được xác định và quản lý theo các phương pháp được quy định chi tiết tại Thông tư 18/2025/TT-BTTTT (Phụ lục 01 đến Phụ lục 12). Mặc dù không trực tiếp thay đổi quy trình, việc này đảm bảo tính hợp lệ về mặt tài chính.
- Trách nhiệm pháp lý: Các bên trực tiếp tham gia lập biên bản nghiệm thu, bàn giao phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của biên bản.